Per direct is de vogelopvang Utrecht op zoek naar een:
- manager / beheerder en een
- assistent beheerder facilitaire zaken
Profiel Manager/beheerder (24 – 40 uur per week)
De manager/beheerder is verantwoordelijk voor een goed functionerende vogelopvang, is aanspreekpunt voor het bestuur en legt verantwoording af aan het bestuur. Hij/zij signaleert tijdig mogelijke knelpunten in de bedrijfsvoering en onderneemt stappen deze op te lossen. De manager/beheerder geeft leiding aan de dagelijkse operatie van de opvang. De focus van deze functie zal gericht zijn op het faciliteren van de verschillende processen binnen de opvang zodat deze goed verlopen en voldoen aan de afspraken die zijn vastgelegd in de protocollen voor het geven van dieren(nood)hulp. Het overgrote deel van de werkzaamheden voor de opvang van vogels wordt uitgevoerd door vrijwillige medewerkers. Het werven, inwerken en opleiden van deze medewerkers beslaat een groot deel van de werkzaamheden. Daarnaast is het ook belangrijk om contact te houden met spelers buiten de opvang zoals contractpartners, dierenambulances, overheden en ondersteunende fondsen.
Verantwoordelijkheden:
- Leidinggeven aan de organisatie van de vogelopvang Utrecht
- Opstellen jaarplan en doen uitvoeren hiervan binnen de goedgekeurde budgetten
- Een goede personele bezetting, zowel kwantitatief als kwalitatief
- Adequate aansturing van de (vrijwillige) medewerkers
- Zakelijk beheer, coördinatie van het onderhoud gebouwen, ICT, administratieve processen (patiënten administratie en vrijwilligers administratie)
- Goede en tijdige communicatie met het bestuur over zijn/haar takenpakket, personele aangelegenheden
- Kwartaalrapportages (doen) opstellen
Kerntaken:
- Het leveren van (noodhulp) aan vogels
- Zorgen voor goede personele bezetting
- Aansturen assistenten en vrijwilligers
- Houden van werkoverleg zowel individueel als in teamverband
- Uitvoeren van de jaarlijkse gesprekscyclus met alle (vrijwillige) medewerkers waar hij/zij leiding aan geeft
- Toezien op uitvoering van het arbeidsomstandighedenbeleid
- Coördinatie opleidingsplan voor (vrijwillige) medewerkers
- Aansturen van een goede onderlinge samenwerking en stimuleren van teamgeest
- Coördineren en aansturen van marketing en communicatieactiviteiten
- Zorgdragen voor adequaat zakelijk beheer en onderhoud
- Doen opstellen van protocollen en procedures in het kader van wettelijke voorschriften en regelingen.
Gevraagd:
- Relevante mbo-/hbo-opleiding
- Werk en denk ervaring op Hbo-niveau
- Kennis van relevante wet- en regelgeving
- In bezit van bewijs vakbekwaamheid Vogels of bereid deze te behalen
- Ruime relevante en succesvolle werkervaring in soortgelijke functie
- Ervaring met het leidinggeven aan vrijwillige medewerkers
Competenties:
- Mens en taakgericht leiderschap
- Visie
- Communicatie
- Samenwerken
- Klantgerichtheid
- Initiatief
- Resultaatgerichtheid
- Probleemanalyse
Wat biedt de Stichting Vogelopvang Utrecht?
De Vogelopvang Utrecht waardeert deze zelfstandige en verantwoordelijke functie met salaris van € 2.750, – tot € 3.350, – per maand (gebaseerd op een 40-urige werkweek) afhankelijk van relevante werkervaring. Het betreft een arbeidsovereenkomst voor de duur van één jaar met daarna de mogelijkheid voor een overeenkomst met onbepaalde tijd.
Voor nadere informatie kan je contact opnemen met Jaap van Dijk, te bereiken via e-mail aan bestuur@vogelopvangutrecht.nl .
Je schriftelijke sollicitatie met je C.V. ontvangen wij graag per e-mail aan bestuur@vogelopvangutrecht.nl
——————————————————————————————————————————–
Profiel Facilitair manager/beheerder Vogelopvang Utrecht (24-32 uur per week)
In samenwerking met de manager van de opvang geef je uitvoering aan de facilitaire vragen waar de opvang tegen aanloopt.
De beheerder facilitaire zaken is degene die als het ware het (technische) huishouden van de organisatie regelt. Je vindt het leuk om vraagstukken op te lossen en je voelt je ook eigenaar van de vraagstukken die op je bord komen. Dit stelt de manager in staat om zich zoveel mogelijk op het primaire proces te richten. Je neemt je collega het regelwerk van allerlei zaken, die vaak ook spontaan zich voordoen, uithanden. Je verhelpt kleine mankementen aan gebouw en/of machines. Gezamenlijk managen jullie de vogelopvang Utrecht en je legt verantwoording af aan de manager en het bestuur. Op termijn ben je in staat om je collega beheerder te vervangen tijdens vakanties of ziekte (ondersteund door een ‘dag verantwoordelijke vrijwilliger’) In overleg met het bestuur en de dierenarts draag je bij aan de verder ontwikkeling van de opvang. Het werk van de vogelopvang Utrecht wordt grotendeels door vrijwillige medewerkers uitgevoerd. Het werven en opleiden van vrijwilligers is een continu proces om zo voldoende medewerkers beschikbaar te hebben. Het inplannen van medewerkers wordt ondersteund met een onlineapplicatie het `Inzet rooster` het goed laten functioneren van het inzet rooster is een belangrijk onderdeel van de werkzaamheden. Naast vrijwilligers voor de dierverzorging zijn er ook medewerkers die kunnen ondersteunen met de facilitaire processen, deze vrijwillige medewerkers vallen onder jouw verantwoordelijkheid. Het opzetten van een donateursadministratie en vrijwilligersadministratie zien wij ook als een facilitaire zaak.
Verantwoordelijkheden:
- De assistent beheerder facilitaire zaken is samen met de manager verantwoordelijk voor een optimaal functionerende vogelopvang.
- Je coördineert en draagt zorg voor het (doen) uitvoeren van de verschillende facilitaire processen. (Technisch, administratief, inkoop voedingsmiddelen, hulpmiddelen, bedrijfskleding)
- Op basis van historische gegevens en beleidsplannen stel je verschillende budgetten op voor de facilitaire zaken.
- Je ondersteunt bij het opstellen van (jaar)rapportages voor de facilitaire onderdelen.
- Je zorgt voor een optimaal inkoopproces van alle noodzakelijke benodigdheden.
Taken:
- Je zorgt voor steeds een optimale voorraad van de verschillende voedings- en hulpmiddelen voor de vogels.
- Je beheert en controleert de benodigde voorraden en legt dit vast.
- Je voert voor zover mogelijk kleine technisch onderhoud aan machines en gebouw uit of coördineert de vrijwilligers die dit kunnen doen.
- Je regelt en coördineert groot onderhoud en lost storingen op aan machines en gebouwen.
- Je beheert de aanwezige onderhoudscontracten en houd contact met leveranciers over garantie en onderhoud.
- Je verwerkt de gegevens van donateurs en vrijwilligers in de verschillende administraties.
- Zonodig ondersteun je bij het op orde houden van het patiëntendossier (Falcon).
- Je denkt mee op strategisch niveau over bedrijfsmatige en financiële vragen.
- Je geeft leiding aan de vrijwillige medewerkers die onder jouw verantwoordelijkheid vallen.
- Je legt werkwijzen schriftelijk vast in procesbeschrijvingen en protocollen en houd deze up to date.
Gevraagd:
- Met goed gevolg afgeronde opleiding MBO Facilitair Management of een vergelijkbare opleiding
- Je kunt functioneren op HBO denkniveau
- enige (minimaal 3 jaar) succesvolle werkervaring in een breed facilitair werkveld.
- Affiniteit met vogels en dierverzorging en het werken met vrijwilligers.
Competenties
- Plannen en organiseren zijn je tweede natuur
- Je houdt overzicht en helpt met prioriteiten stellen
- Je bent geduldig maar ook resultaatgericht
- Je bent sterk in het analyseren van problemen
- Je neemt Initiatief
- Je bent instaat om draagvlak te creëren en mensen te betrekken
- Duidelijke communicatie gaat je goed af
- Je wilt graag samenwerken
- Klantgerichtheid staat voorop
Wat biedt de Stichting Vogelopvang Utrecht?
De Vogelopvang Utrecht waardeert deze zelfstandige en verantwoordelijke functie met salaris van € 2100 – € 2500 per maand (gebaseerd op een 40-urige werkweek) afhankelijk van relevante werkervaring. Het betreft een arbeidsovereenkomst voor de duur van één jaar met daarna de mogelijkheid voor een overeenkomst met onbepaalde tijd.
Meer informatie of direct solliciteren?
Voor nadere informatie kan je contact opnemen met Jaap van Dijk, te bereiken via e-mail aan bestuur@vogelopvangutrecht.nl .
Je schriftelijke sollicitatie met je C.V. ontvangen wij graag per e-mail aan bestuur@vogelopvangutrecht.nl